Kurumsal Araç Kiralama Nedir? Şirketler İçin Kapsamlı Rehber

Pek çok şirket servis hizmetleri ve saha çalışmaları için bir araç filosuna ihtiyaç duyar. Bu ihtiyacı karşılamak için araç satın almak kadar kurumsal kiralama seçeneği de sıklıkla tercih edilir. Şirketler için araç kiralama hizmetinden faydalanmak doğru planlandığında hem daha avantajlı hem de daha ekonomik bir seçim olabilir. Siz de şirketiniz için araç kiralamayı düşünüyorsanız aklınıza takılabilecek birçok sorunun yanıtını yazımızda bulabilirsiniz.

Kurumsal Araç Kiralama Nasıl Çalışır?

Kurumsal araç kiralama modeli, tek seferlik satın alma işleminden farklı olarak birkaç aşamalı bir planlama gerektirir. Şirket araç kiralama kararını aldıktan sonra filo yöneticisi araç sayısından sözleşme süresine kadar birçok değişkeni netleştirir. Kiralama şirketiyle görüşme süreci de bu aşamadan sonra başlar.

Araç kiralama sözleşmesi düzenlenirken sürecin her adımı net biçimde planlandığı takdirde teslimat ve iade aşamalarında yaşanabilecek anlaşmazlıkların önüne geçilebilir. Sözleşme süresi boyunca kilometre kullanımının belirlenen sınırı aşmaması, iade aşamasında ek ücretle karşılaşma riskini ortadan kaldırır. Şirket, ihtiyaçları değiştiğinde filo büyüklüğünü sözleşme süresi dolmadan da kiralama şirketiyle görüşerek güncelleyebilir.

Kurumsal araç kiralama sürecinin işleyişi aşağıdaki adımlarla özetlenebilir:

• İhtiyaç Analizi: Şirket, kullanılacak araç sayısını, araç segmentini ve kullanım amaçlarını belirler. Bu aşamada araçların yılda katetmesi beklenen mesafe, hangi çalışanlar ya da birimler tarafından kullanılacağı ve filo için ayrılacak bütçe de planlanmalıdır.
• Başvuru Belgelerinin Hazırlanması: Kiracı şirketten vergi levhası, faaliyet belgesi, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, bilanço, gelir tablosu ve güncel mizan gibi finansal belgeler talep edilebilir. Kiralama şirketi bu bilgiler üzerinden şirketin mali yapısını ve ödeme kapasitesini değerlendirir. Talep edilen ciro düzeyi ve varsa teminat koşulları; araç sayısına, sözleşme tutarına ve kiralama şirketinin risk politikasına göre değişebilir.
• Sözleşme Kapsamının Belirlenmesi: Filo yöneticisi, marka-model tercihlerini ve sözleşme süresini netleştirir. Sözleşmeler genellikle 12 ila 60 aylık süreçlerde düzenlenir.
• Teklif Alma: Kiralama şirketi, belirlenen parametrelerin ve yapılan finansal değerlendirmenin ardından aylık bedeli ve hizmet paketini içeren bir teklif hazırlar. Kiracı şirket, hem aylık kira tutarını hem de kilometre sınırını ve pakete dahil olan hizmetleri değerlendirir.
• Sözleşmenin İmzalanması: Şirket yetkilileri kilometre limiti, hizmet kapsamı, teminat koşulları ve erken fesih gibi maddeleri inceleyip uygun bulursa sözleşmeyi imzalar. Bu aşamada sözleşmeyi imzalayacak kişinin şirket adına gerekli yetkiye sahip olması gerekir.
• Teslimat: Kiralama şirketi, araçları anlaşılan tarihte ve lokasyonda şirkete teslim eder. Kiracı şirket, teslim sırasında araçların durumunu ve teslim tutanağını kontrol ederek varsa hasar ya da eksikliklerin kayda geçirilmesini sağlamalıdır. Şirket, sözleşme süresi boyunca araçları kullanma hakkına sahip olur. Bakım, sigorta ve arıza süreçlerini kiralama şirketiyle koordine eder.
• Araç İadesi ya da Sözleşmenin Yenilenmesi: Sözleşme sona erdiğinde şirket araçları iade edebilir ya da güncel modellerle yeni bir sözleşme imzalayabilir. İade öncesinde kilometre ve araç durumu sözleşmedeki koşullarla karşılaştırılmalı, normal kullanım dışındaki hasarlar ve oluşabilecek ek maliyetler kontrol edilmelidir.

Kurumsal Kiralama Hangi Hizmetleri Kapsar?

Araç kiralama kurumsal şirketler tarafından yapıldığında, ödenecek aylık tutarlar ve sözleşme kapsamı bireysel araç kiralamaya kıyasla belirgin şekilde farklılaşabilir. Kiralama şirketleri, çoğu sözleşmeye kapsamlı bir hizmet paketini dahil eder. Paketin sınırları sözleşmeden sözleşmeye değişse de yerleşik birkaç kalemden söz etmek mümkündür.

Hizmet paketinin genişliği, seçilen araç segmentine ve sözleşme türüne göre de değişkenlik gösterir. Özellikle üst segment araçlar kiralandığı takdirde özel sürücü desteği ve araç takip sistemi gibi ek hizmetler pakete dahil edilebilir. Kira bedeline hangi kalemlerin dahil olduğu, sözleşme imzalanmadan önce mutlaka netleştirilmelidir.

Kiralama şirketlerinin genellikle standart olarak sunduğu ve kapsam dışı tuttuğu hizmetleri aşağıdaki tabloda inceleyebilirsiniz:

Kira Bedeline Dahil Olan ve Olmayan Kalemler

Kurumsal araç kiralama sözleşmeleri genellikle kapsamlı bir hizmet paketi sunsa da her gider kalemini karşılamaz. Şirketlerin sözleşme öncesinde bu ayrımı netleştirmesi, kiralama dönemi sonunda sürpriz maliyetlerle karşılaşılmaması açısından büyük önem taşır. Şeffaf bir sözleşme yapısı, şirketin bütçe planlamasını da güvenilir kılar.

Sözleşmede kira bedeline dahil olan kalemler aşağıdaki gibi açıklanabilir:

• Bakım ve Onarım: Periyodik bakım, yağ ve parça değişimi yetkili serviste karşılanır.
• Sigorta ve Kasko: Zorunlu trafik sigortası ve kasko poliçesi sözleşme süresince yenilenir.
• Lastik Değişimi: Kış ve yaz lastik değişimi, aşınma takibiyle birlikte kiralama şirketi tarafından planlanır.
• İkame Araç: Arıza ya da kaza nedeniyle kullanılamayan aracın yerine eşdeğer bir model sağlanır.
• Yol Yardımı: 7/24 yol yardımı hattı çekici hizmeti, lastik değişimi ve acil müdahale desteği sunulur.
• MTV ve Muayene Takibi: Motorlu taşıtlar vergisi ödemeleri ve periyodik muayene süreci kiralama şirketince yürütülür.

Çoğunlukla kapsam dışında kalan başlıca kalemler ise şunlardır:

• Yakıt Giderleri: Araçların günlük kullanımından doğan yakıt masrafı, kiracı şirket tarafından karşılanır.
• HGS ve Geçiş Ücretleri: Otoyol ve köprü geçişleri, sözleşmede aksi belirtilmedikçe kira bedeline dahil edilmez.
• Trafik Cezaları: Sürücü kaynaklı trafik ihlalleri ve cezalar, aracı kullanan çalışana ya da şirkete yansıtılır.
• Sözleşme veya Sigorta Kapsamı Dışında Kalan Hasarlar: Kasko poliçesindeki muafiyet tutarını aşan hasar bedelleri, sözleşme koşullarına göre şirketten talep edilebilir.
• Ek Aksesuar ve Donanım Talepleri: Navigasyon, çocuk koltuğu gibi standart pakette yer almayan aksesuarlar ayrı ücretlendirilir.

Şirketiniz için kurumsal araç kiralama hizmetlerinden yararlanmak istiyorsanız TEB Arval’ın sunduğu kapsamlı filo kiralama hizmetleri hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz.

Kurumsal Araç Kiralamanın Şirketlere Sağladığı Avantajlar

Kurumsal araç kiralamanın sağladığı faydalar, yalnızca aylık ödeme kolaylığı ile sınırlı değildir. Öne çıkan avantajlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Öngörülebilir aylık maliyet: Sabit kira bedeli bütçe planlamasını kolaylaştırır ve beklenmedik bakım giderlerinin önüne geçer. Finans ekibi, yıllık bütçeyi sabit bir gider kalemi üzerinden daha net şekilde planlayabilir.
• Operasyon yükünün devri: Bakım takibi, sigorta yenileme ve muayene süreçleri kiralama şirketi tarafından yönetilir. Böylelikle insan kaynakları ve operasyon ekiplerinin  günlük iş yükünün önemli bir kısmı azalabilir. Araç teslim ve iade süreçlerinde de kiralama şirketinin destek hattından yardım alınabilir.
• Finansman ihtiyacının azalması: Araçları satın almak yerine kiralamak şirketin araç temini için yüksek tutarlı bir yatırım yapma ihtiyacını azaltabilir. Böylece şirket mevcut kaynaklarını farklı faaliyet ve yatırımlara yönlendirebilir. Kiralama işlemlerinin finansal tablolara etkisi ise şirketin tabi olduğu muhasebe standartlarına ve sözleşmenin niteliğine göre farklılaşabilir.
• İkinci el değer kaybı riskinin ortadan kalkması: Şirketler araç değer kaybını takip etmek ya da satış sürecini yönetmek zorunda kalmaz. Sözleşme bitiminde araçların kiralama şirketine iade edilmesi yeterlidir. Özellikle araç fiyatlarının dalgalandığı dönemlerde değer kaybından etkilenmemek şirketiniz için önemli bir avantaja dönüşebilir.

Kaç Araçtan Sonra Kurumsal Kiralama Mantıklı Olur?

Kurumsal filo kiralama, şirketlere hem zamandan hem de maliyetten tasarruf etme imkanı sunabilir. Kiralanan araç sayısı arttıkça sözleşme koşulları daha avantajlı hale gelebilir. Ancak bazı durumlarda tek araçlı işletmeler için dahi kurumsal kiralama modelinin avantajlarından söz etmek mümkündür. Araç sayısına göre kurumsal kiralamanın hangi durumlarda tercih edilebileceğini incelemek için aşağıdaki maddelere göz atabilirsiniz:

• Tek Araç: Küçük ölçekli işletmeler, tek bir aracı kiralayarak bakım ve sigorta takibi yükünden kurtulabilir. Karar, çoğunlukla nakit akışı önceliğine bağlı olarak şekillenir. Kiralama seçeneği, özellikle yeni kurulan işletmeler için sermaye ihtiyacını azaltan bir başlangıç adımı olabilir.
• 5-15 Araç: KOBİ’ler için 5-15 araç kiralamak yeterli olabilir. Filo yönetim yazılımına yatırım yapmak yerine kiralama şirketinin raporlama araçlarından yararlanmak bu ölçekteki çoğu işletme için daha ekonomik bir tercihtir. KOBİ’lerin araç kiralama seçeneğini tercih ederek elde edebileceği avantajlar hakkında daha detaylı bilgi sahibi olmak için "KOBİ Filo Çözümleri" başlıklı yazımızı da okuyabilirsiniz.
• 15-50 Araç: Orta ölçekli bir filoyu yönetmek merkezi raporlama ve bakım planlaması ihtiyacını da beraberinde getirir. Filo yöneticileri, kurumsal segmente özel kiralama paketlerinin sunduğu hizmetler sayesinde farklı şubelerdeki araçları tek bir panelden takip ederek zaman kazanabilir.
• 50 ve Üzeri Araç: Çok sayıda saha çalışanı bulunan, birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren ya da satış, servis ve dağıtım operasyonlarında sürekli araç ihtiyacı olan büyük şirketler 50 ve üzeri araçtan oluşan filolara ihtiyaç duyabilir. Bu ölçekte araç satın almak araçların bakım, sigorta, lastik, hasar ve yenileme süreçlerini şirket içinde yönetmeyi gerektirir. Böyle bir operasyon yükü altına girmek istemeyen ve filo yönetimini tek noktadan yürütmeyi tercih eden şirketler için kurumsal kiralama daha avantajlı bir seçenek olabilir. TEB Arval sunduğu büyük filo çözümleri ile tüm süreçte şirketlerin yanındadır.

Kurumsal Kiralama ile Bireysel Kiralama Arasındaki Farklar

Kurumsal kiralama ile bireysel kiralama aynı temel prensibe dayansa da fatura, vergi ve hizmet kapsamı açısından birbirinden ayrılır. Kurumsal kiralamada kira bedeli şirket adına faturalandırılır ve araç kiralama giderleri yürürlükteki vergi mevzuatı kapsamında şirket giderlerine konu olabilir. Binek otomobiller için uygulanabilecek gider ve vergi sınırlamaları bulunduğundan mali koşullar şirket özelinde ayrıca değerlendirilmelidir. Bireysel kiralamada ise KDV son kullanıcı tarafından geri alınamaz ve hizmet paketleri genellikle daha sınırlı kalır. Raporlama tarafında da fark belirgindir. Kurumsal kiralamada çoklu araç ve sürücü verilerini tek bir panelde birleştiren dijital takip sistemlerinden yararlanılabilir.

Kurumsal ve bireysel kiralama arasındaki farkları detaylıca incelemek için “Bireysel ve Kurumsal Kiralama Farkı” içeriğine de okuyabilirsiniz.

Kurumsal Araç Kiralamada Maliyet Nasıl Hesaplanır?

Kiralama şirketleri teklif hazırlarken ve aylık kiralama bedelini belirlerken genellikle aşağıdaki durumları değerlendirir:

• Araç Değeri: Seçilen araçların markası, modeli ve donanım seviyesi, ödenecek aylık kira bedelinin temel belirleyicisidir.
• Sözleşme Süresi: Uzun süreli sözleşmeler aylık bedeli genellikle aşağı çeker. Kısa süreli kiralamalar ise daha esnek ama nispeten daha yüksek bir maliyet gerektirebilir. 
• Kilometre Limiti: Yıllık kilometre sınırı yükseldikçe aylık bedel de artar. Çünkü aracın rezidüel değeri daha hızlı düşer.
• Rezidüel Değer: Kiralama şirketi, sözleşme sonunda aracın tahmini ikinci el değerini hesaba katarak aylık bedeli belirler. Tahmin aralığı piyasa koşullarına ve araç modeline göre yapılır.
• Hizmet Paketi Kapsamı: Bakım, sigorta ve ikame araç gibi hizmetlerin kira bedeline dahil edilip edilmemesi toplam maliyeti doğrudan etkiler.

TEB Arval ile Kurumsal Araç Kiralama

TEB Arval, kurumsal filo kiralama alanındaki yerel pazar bilgisini global bir ağın deneyimiyle birleştirir. BNP Paribas bünyesindeki Arval'ın Türkiye'deki iş ortaklığı olarak faaliyet gösteren şirket, Element-Arval Global Alliance'ın kurucu üyeleri arasında yer alır. Element-Arval Global Alliance, 55 ülkede 4,4 milyondan fazla aracı kapsayan ve filo yönetimi sektöründeki en köklü işbirliklerinden biridir. Uluslararası şirketler bu yapı sayesinde farklı ülkelerdeki filoları tek bir standartta yönetebilir.

Siz de kurumsal oto kiralama ihtiyacınız için TEB Arval’ı tercih edebilir; filo kiralama, ikinci el araç kiralama, hafif ticari araç çözümleri ve elektrikli araç geçiş desteğini de içeren kapsamlı hizmet paketinden yararlanabilirsiniz. Dijital filo yönetim platformu My Arval ile araç bazında performans göstergelerini ve maliyet raporlarını tek bir ekranda takip edebilirsiniz. Kurumsal paketlere, sürüş eğitimleri ve birebir sürücü yönetimi gibi danışmanlık hizmetlerini de ekleyebilirsiniz. Teklif formu aracılığıyla talebinizi iletebilir, ihtiyaç duyduğunuz filonun büyüklüğüne göre özelleştirilmiş bir teklif alabilirsiniz.